Bir işletme büyüdükçe kar marjları artarken ek personel ve çalışana ihtiyaç duymaya başlar. Bu büyüme her girişimcinin gerçekleşmesini istediği bir tutkudur. Bununla birlikte büyüyen her kuruluş güvendiği sistemlerin esnek olmaması nedeniyle bu süreçlerdeki aksaklıklardan kendi payına düşeni alacaktır. Bu şirketlerin süreç yönetiminde kullandığı en genel program Microsoft Excel olarak karşımıza çıkmaktadır! Microsoft Excel, dünya çapında en popüler elektronik tablo uygulamalarından biri olmaya devam ediyor ve kuruluşlar ve sıradan kullanıcılar kapsamlı veri depolama yeteneklerine güveniyor. Kalite Yönetim Sisteminiz içerisinde Excel yazılımını kullanmak sizlere bazı kolaylıklar sağlayabilir. Fakat bu verilerin boyutu arttıkça yönetilmesi ve izlenebilirliği sizleri zorlamaya başlayacaktır. Kaygı veren bu ortamda Kalite Yönetim Sisteminizde verimliliği gerçekleştirmek istiyorsanız, gecikmeden harekete geçmeniz gerektiği anlamına gelmektedir. Sistemlerinizde Microsoft Excel kullanmamanızı hatırlatacak birkaç işareti aşağıda sizlerle paylaştık.

1 - Raporlamadaki Gecikmeler

---

Kalite Yönetimi söz konusu olduğunda hız esastır. İşiniz büyüdükçe Kalite Yönetim Sisteminizde Excel tabanlı bir süreç yönetimi yanıt vermemeye başlayacaktır. Bu durum izlenebilirliği ve sürdürülebilirliği olumsuz etkiler. Çoğu zaman Excel üzerinde yapılan kopyala/yapıştırlar, ölçüm sonuçlarının programa manuel girilmesi, revizyon takiplerinin yapılamıyor olması gibi durumlar termin süresinin çoktan geçmesine sebep olacaktır. Bu işlemler bittikten sonra bile Excel tabanlı verileriniz daha güvensiz hale gelecektir. Entegre bir Kalite Yönetim Sistemi programı kullanmak raporlama süreçlerinizi iyileştirir. Standart formlar ve raporlar şirketteki tüm gruplara açıktır ve aynı veri tabanı üzerinden takip edilmektedir. Tüm bunlar, üretilen parçalar için tutarlılık, izlenebilirlik ve verimlilik demektir.

2 - Excel'i Veri Depolaması Olarak Kullanmak

---

Kalite sürecinde elektronik tabloların kullanılması gereklidir. Genellikle bu elektronik tablolarda çok sayıda sütun ve satır ve hatta daha fazla sekme bulunur. Bu durum her projede katlanarak daha da büyümektedir. Üretim sırasında dosyanın büyümesini görmezden gelerek eklenen her yeni hücre, sayfa ve sekme birkaç yıl sonra Excel dosyasının yavaş çalışmasına bununda ötesinde manuel hatalara sebep olacaktır. Bu durum firma için önemli bir kayıptır. Bir hücreye yapılan bir yanlış giriş, hatalı sonuçlar verebilir. Buna karşılık, karar vermekte kullandığınız verileri tehlikeye atacaktır. Boyutu fazla bir Excel dosyasını açarken program çöktüğünde büyük bir veri kaybına neden olacaktır. Microsoft Excel daha küçük veri kümelerini yönetmek için ideal olsa da, süreçleriniz arttıkça tek bir elektronik tabloya güvenmek sizler için uygun olmayacaktır. Kalite Yönetim Sisteminde kullanılan merkezi veri tabanını ile tüm veriler ortak bir havuzda toplanır. Teknik resimler, kontrol formları, ölçüm sonuçları tek bir yerde bulunur. Daha sonra bu verilere ulaşmak istediğinizde kolayca erişilebilirsiniz.

3 - Kalite Yönetimi Zaman Alan Bir Süreç Haline Geliyor

---

Kalite yönetimi için Microsoft Excel'i kullanmak genellikle sisteminizden ham verilerin işlenmesi, verilerin birden çok Excel dosyası arasında istenen bir formatta kesilmesi ve yapıştırılması, verilerin toplanması, formüllerin ve bağlantıların güncellenmesi dahil olmak üzere birkaç manuel prosedür gerektirir. Ayrıca, çalışma sırasında bu hataları kontrol etmeyi asla unutmamalısınız. Sonuç olarak, kalite yönetimi için Excel'i kullanmak, zamanınızı ve kaynaklarınızı harcamaya değmeyen, zaman alan bir manuel işlemdir. Ayrıca, Excel dosyalarında yapılan son dakika değişikliklerini yönetmek zordur ve formülleri ve bağlantıları güncellemeyi kolayca unutabilirsiniz. HighQA Teknolojisi daha önce manuel olan süreçlerin otomasyonunu ve optimizasyonunu sağlar. Kapsamlı otomasyon araçları maliyetleri düşürür, insan yorumlama hatalarını önler, teslimat süresini ve parça kalitesini iyileştirir ve müşterilerinizin ürünlerinize her zaman güvenmesini sağlar.

4 - Kullanıcıların Ortak E-Tablolar Üzerinde Aynı Anda Çalışması

---

Tüm ekiple ortaklaşa kullanılan Excel’i aynı anda sadece bir kişi düzenleyebilir. Bir kişinin böyle bir dosya üzerinde çalışması durumunda diğer çalışanlar ya beklemeli ya da dosya kullanıma sunulduğunda bir bildirim talep etmelidir. Diğer bir alternatif ise o dosyanın yeni bir sürümünü kaydederek güncellemeleri daha sonra birleştirmeye çalışmaktır. Dosyanın güncellenmesi ve birleştirilmesi işlemi büyük olasılıkla verimliliğinizi düşürecektir. Bu durum üretim süreçlerini etkileyerek kuruluşunuzun itibarını zedeleyebilir.

Çözüm

---

Yukarıdaki durumlardan herhangi birinin görülmesi Excel tabanlı Kalite Yönetim Sisteminizin artık güvenilir olmadığının ve şirketinizin daha iyi bir alternatife ihtiyacı duyduğunun işaretidir. Şirketiniz büyüdüğünde kalite sisteminizin temelinde elektronik tabloları veya kağıtları kullanmak, karşılaşacağınız zorluklar nedeniyle uygun değildir. Geçmişte her zaman manuel e-tablolar kullanmış olmanız, onları bugün kullanmanız gerektiği anlamına gelmez. Bu teknolojiler artık üretim kalite süreçlerinizi otomatikleştirmek ve optimize etmek için bazı fırsatlar sunuyor. Kalite Yönetim Sistemlerinizi otomotize eden entegre bir veri tabanına bugünden adım atarak yarın için başarının kapılarını aralayın.


Yazan:Kalite Kontrol Grubu